青塘園悅讀趣讀書會-《邏輯會議主持術》如何更高效開會的三大指南：會前準備｜流程設計｜引導技法【讀書會紀錄】
會議，怎麼開才是「有效」的會議，這次青塘園悅讀趣讀書會，我們從，《邏輯會議主持術》分享，會議前期的準備，會議流程設計，以及會議間的討論怎麼思考，進行逐一的分享導讀。
【1】會議前準備
會議設計者，需要做好哪些準備。
【1-1】會議前的五大思考面
開會前，我們需要先盤點出，此次會議要準備哪些資料，分別為：
目的：會議為了討論什麼？
目標：本次會議希望達成什麼結論？需要討論到什麼程度？
議題：為了達成目標，需要具體討論哪些議題？
流程：排序各議題的順序，以及各議題需要的時間？
規則：為了得到結論，參加會議需做好哪些心理準備？
【1-2】會議是為了誰而開？
為了達成會議的目的與目標，有哪些人需要來開會議。
避免會出現「為開會而開會」的形式。
開會前，需要質疑，參與會議者的「必要性」，針對議題來思考，哪些人對會議產出有影響。
【2】議題設計
如何設計會議的「議題」，讓大家知道怎麼「思考」。
【2-1】喚起想法的議題設定
會議中，如何激發起大家討論的創造性，這需要用「問句」來設定議題。
如果只用名詞來呈現，如「關於減少間接費用」，大家的想法，就會被限制在，如何減少間接費用，反而忽略增加營收的思路。
所以在議題設計，可以用「問句」的形式提出，如：「減少間接費用，對我們而言是重要的課題嗎？」、「該如何做才能減少間接費用？」
通過問句，來激發議題上的討論。
【2-2】聚焦目標的精準度
開會，除了要設定目標外，更需要讓目標可以衡量。
例如：針對「如何減少無意義的工作？」的議題。我們的預期目標，可能是列出哪五項無意義的工作，或是找出提升工作效率的十種行為。
這種量化指標，能幫助會議的產出，進行歸類與聚焦。例如：會議上出現大量的意見，聚焦想法的方式，可以設計目標數字，好比要求提出十項。
【3】會議流程設計
會議的「有效」性，來自是事前的縝密規劃，包含了「流程設計」、「時間控管」。
【3-1】提升效率的會議提問
構思會議流程時，怎樣的步驟，可以更有效的達成目標。
例如：「訂定今年員工聚餐的地點？」將問題依時間順序排列：
目標確認：這場聚餐是為了什麼？
確認條件：之前有哪些先決條件？
會議參與者的提案：想去什麼地方？想去該地方的理由？
設定判斷條件：聚餐的目的地，需要符合哪些條件？
重新檢視：判斷條件，是否有更好的提案地點？
價值判斷：以判斷條件，篩選最適合的目的地在哪？
藉由這些問題，在會議討論時，能夠漸進式的聚焦會在會議進度上。
【3-2】流程的精細化設計
設計完流程架構，以及各議題間的細項流程，接著就是將「時間」與「目標」帶入到流程中，規劃各階段預計要花多少時間，以及各階段關鍵目標。
例如：我們在設定時間，以「議題」來預計時間與階段目標。
第一階段：全員達成會議目的的共識。【5分鐘】
第二階段：與會議者確認聚餐的條件。【5分鐘】
第三階段：提案地點以及討論理由。【15分鐘】
第四階段：設定三個條件，用來篩選出目的地。【10分鐘】
第五階段：提出三個處地點之外的候補。【10分鐘】
第六階段：最終決定員工聚餐的地點。【15分鐘】
當你設定好各階段的預估時間，就可以推算整場會議需要的時間。
【3-3】會議目的的階段分割
會議進行到發表意見的階段，如何避免，他人直接提出意見後，直接做出評斷，導致會議的氣氛變得很沉重，最終沒人想提出自己的想法。
為了在創意思考的階段，讓每個人都能分享到，會議的流程設計中，就需要，把「集思廣益」與「評價抉擇」，進行流程上的區分。
我們可以在會議前，先與全體與會者，確認本次會議的進行方式，讓大家清楚知道，各個階段的目的，以及要用什麼樣的行為來參與。
【4】會議引導者
提升會議交流效益的關鍵要角。
【4-1】會議引導者的關鍵五力
會議引導者，如何在討論中，創造出「有效」的會議氛圍。其中，就包含了：
第一，重點擷取：達成同頻的轉譯者
第二，精簡能力：確保分享切合主軸
第三，話語明確：將模糊話語的解碼
第四，重構話語：化解衝突的重述力
第五，激發討論：創造想法交換的時刻
【4-2】重點擷取：達成同頻的轉譯者
對於會議的引導者，學會「重點擷取」的能力，這也是會議引導者的基本功，可以幫助你與參與會議者，了解彼此的話語，是否在同樣的頻率上。
提升重點擷取的能力，可以從「重複對方的發言」開始，先學會不遺漏，不帶任何判斷來陳述對方的意見。
最有效的方式，是對發言者的話語「重新陳述」。例如：用「您的意思是這樣沒錯吧──」將重點進行摘要與確認。
除了能釐清各個論點的重點，更重要是，讓他人聽到意見的摘要。
【4-3】精簡能力：確保分享切合主軸
當遇到與會者太長的發言時，就需要重點擷取。
擷取重點的判斷標準，是針對「有回答到議題」的部分。對於不在討論範圍的內容，不論內容有多打動人心，也是需要選擇割捨，聚焦在議題上，避免浪費大家的時間。
【4-4】話語明確：將模糊話語的解碼
對於對方分享曖昧不明的說法時，容易讓大家的想法產生分歧。
要讓大家處在同樣的頻率上，擁有相同的共識，需要用更具體點的話語來呈現。
最有效的解決方式，你可以提出「比方說是？」、「具體來說？」，主動讓對方講得更具體。
只有當話語愈具體明確，會議的共識，才會更加緊密。
【4-5】重構話語：化解衝突的重述力
會議上，要想讓對方更進一步的發言，可以用「換句話說」最常運用就是在，將負面的意見轉向正面
當會議出現衝突時，導致與會者的情緒低落，或是有人開始批評在場的人。會議引導者要化解這種情況，可以用「換句話說」將負面的意見，轉向正面。
例如：當有人反應「我們的經理，都不會下具體的指示？」，會議引導者，可以這麼說「原來如此，也就是說，你們經理不希望你們一個指令一個動作，不停的命令你們。」
這種技巧，就是話語的「重構」，把「負面」的意見轉向「正面」。
【4-6】激發討論：創造想法交換的時刻
前面提到，來參加會議的人，都需要有「必要」的條件。這意味著，每個人的意見，都是非常重要。所以，引導者必須創造出，讓每個人分享的機會。
因為愈困難、愈核心的問題，更需要大家一起來思考答案，才能更為全面的找出，突破困境的解法。
創造完整表達的方式，可以從「保留時間思考」以及「寫下各自的意見」
第一，保留時間思考：給大家兩到三分鐘的時間，思考還有哪些作法，或是思考的方向是否需要重新轉換。
第二，寫下各自的意見：請大家把各自的想法與意見寫下來。最後在白板上，將大家的想法進行確認，歸納與，篩選出價值排序。
